Gestores de documentos

 

Cuando en un proyecto entre varias personas empieza a haber montones de documentos word, excel, pdf y demás con cosas de diseño, requisitos, notas de cliente, actas de reuniones, etc, suele ser un lío organizarlos, compartirlos, encontrar justamente el que queremos, mantener distintas versiones de ellos, etc.

Para ayudarnos en este tema tenemos los gestores de documentos (creo que su nombre oficial es gestores documentales). Normalmente con una interfaz web podemos subir nuestros documentos, tenerlos organizados, mantener distintas versiones y buscar en ellos. Al ser con interfaz web, el acceso es fácil para todos los miembros del proyecto.

Rebuscando con google, el primero que me encontré gratuito es alfresco. pero no me ha hecho ninguna gracia. Me bajo el ejecutable windows, lo instalo, me pide cosas normalitas como si quiero instalación típica o personalizada, una password de administrador … y me acaba sacando esta ventana

Bueno, eso da la impresión de no estar muy cuidado. Le dí a "Cancelar" con lo que se abortó la instalación, volví a instalar y obtuve la misma pantalla. Esta vez decidí dejarlo en marcha e irme a tomar un café. Efectivamente, a pesar de la pantalla, se instaló. Arranco el servidor, intento acceder desde el navegador … y sólo tengo errores. No sé si hay que configurar algo o no, pero desde luego, no parece que esta herramienta sea demasiado robusta, ni cuidada.

Así que me pongo a buscar otra y doy con openKM. Esta sí, me la bajo, la instalo, se instala sola, la arranco y funciona. Me da algún error al abrir la página web por primera vez, pero se recupera bien y parece que funciona bien. A jugar con ella. Es la primera vez que manejo una herramienta de estas, pero voy a poner aquí las cosillas que he probado y lo que me ha llamado la atención.

En la interfaz web organizas una estructura de directorios y subes documentos de todo tipo. Una cosa que me ha llamado la atención es que una vez subido el documento, si queremos cambiarlo de directorio, basta con arrastrarlo con el ratón.

A cada documento puedes ponerle unas etiquetas (tags) para luego buscarlos fácilmente y añadirle notas. Puedes subir versiones nuevas de los mismos documentos y el guarda (y muestra todo el histórico). Es más, una vez subido y para los formatos más estándar (.doc, .pdf, .xls, .txt, .html, etc, etc) revisa el contenido y lo almacena para posteriores búsquedas. Más adelante podemos buscar documentos que contengan "estas palabras". La búsqueda, además de palabras, permite filtrar por fecha de documentos, por el usuario que lo ha subido, por las etiquetas, etc, etc.

Otra característica que me ha parecido muy interesante es que podemos importar de golpe un directorio al que tenga acceso el servidor. De esta forma, si antes de instalar la herramienta teníamos un directorio con dos mil documentos, no es necesario subirlos uno a uno. Basta indicarle a la herramienta cual es ese directorio, esperar un tiempo que puede ser grande, y ya tenemos todo importado e indexado. Ya podemos empezar a buscar. Obviamente, los documentos importados así no tienen etiquetas ni notas, que tendremos que poner a mano si queremos hacerlo.

Otra gratuita de este estilo es Nuxeo, que probaré el lunes posiblemente. De todas formas, aunque a mí no me afecta directamente el problema, si veo que una herramienta de este estilo puede ayudar mucho a los jefes de proyecto. Así que por hacerles un poco "la pelota", pondré una marcha y se la enseñaré funcionando, con uno de sus gigantescos directorios de documentos importantes de proyecto.

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11 respuestas a Gestores de documentos

  1. Jose M Beas dijo:

    ¿Has probado a instalar Alfresco como un «bitstack»? http://bitnami.org/stack/alfresco

  2. Jibarito dijo:

    No sabía que existían esos programas. De hacho hace unos meses se me ocurrió que sería muy cómodo tener algo así (sobre todo buscar tus documentos por tags, como las direcciones web en Firefox:)) y estaba dándole vueltas para ver cómo podría hacerlo yo… Claro, ni tiempo ni conocimientos suficientes de programación 🙂

    Me pregunto por qué los sistemas operativos no traen esa aplicación incorporada por defecto y me vengo preguntando si Chrome OS lo traería (Google suele hacer las cosas bien…)

  3. Chuidiang dijo:

    @Jose M Beas Pues no, no he probado, pensé que el instalador para windows de alfresco bastaba (ya sabes, instalador fácil que lo hace todo solito 🙂

    @Jibarito Para instalar en el sistema operativo y de google tienes google desktop http://desktop.google.com/es/ Te lo instalas y el se encarga de indexarte poco a poco todo el contenido de tu disco (o los directorios que tú digas). Luego puedes hacer búsquedas al estilo google, pero en el contenido de tu disco. Hay gente que no le gusta porque dicen que ese indexado ralentiza el ordenador.

    Por cierto, he probado por encima nuxeo y aunque se ha instalado fácil, no me parece de manejo tan intuitivo como openKM. Ya haré alguna prueba más (leyendo el manual).

    Se bueno.

  4. frasquitoelloco dijo:

    Uso Alfresco desde hace años (V 2.1) y sí, es cierto que la instalación es una caca. Deberían de cuidarla un poco más. Da algún fallito estúpido pero una vez instalado es una maravilla, sobre todo en la versión 3. No es un software para novatos, hay que leer manuales, configurar mucho e investigar, pero una vez echado a andar funciona muy bien, aunque como todo lo que se hace en J2EE, es un pelín pesado.
    Repito, no es un software para novatos, y desestimarlo por un «feo» del instalador no dice mucho del análisis del redactor de este blog.

  5. Chuidiang dijo:

    @fresquitoelloco Bueno, no pretendo hacer análisis serios de ninguna de las herramientas, sólo cuento lo que he hecho en un par de horas de jugar con dos de estas herramientas. He intentado instalar Alfresco y no he conseguido hacerlo ni siquiera funcionar, después de instalarlo y arrancar el server, entro con el navegador y da errores de servlets, así que lo he dejado y me he ido a probar otra herramienta.

    Según veo en casi todos sitios de internet, las mejores herramientas libres de este estilo son Alfresco y Nuxeo, supongo que será por algo, aunque yo no haya podido instalar la primera de ellas en «un rato», a pesar del instalador estilo windows.

  6. igrgavilan dijo:

    Había oído hablar de alfresco y OpenKm pero no tenía experiencia directa con ellas.

    Me tranquiliza ver que con OpenKm te ha resultado sencillo y parece haber ido bien porque es posible que lo necesite proximamente para un proyecto.

  7. Rodrigo dijo:

    Hola Chuidiang,

    Está muy bien lo que comentas. Yo he mirado los gestores documentales y Alfresco y Nuxeo son los mejores. Pero cuidado, sirven en ciertos casos ya que necesitan 1024M en la JVM. Y si los quieres instalar en un servidor compartido (una web de una empresa no muy grande por ejemplo) no podrás porque estos servidores en ningún caso te dan 1024M en la JVM. En mi caso, por ejemplo, me bajé el código de Alfresco y lo importé con eclipse para ver sus tripas. Al intentar desplegarlo en Tomcat me fue imposible (bien cierto es que mi pentium está un poco anticuado).

    Hay otros como Knowledge Tree, que es php y posiblemente sea menos pesado que los anteriores u OpenKM, aunque que yo sepa, éste necesita JBoss, y tampoco serviría para un servidor compartido en internet ya que generalmente estos corren con Tomcat.

    Hay otro tipo de gestores, los gestores de contenidos, que en algún caso se pueden utilizar muy eficientemente como gestores documentales. Este es el caso de Magnolia, que no es específicamente un gestor documental, pero parece muy fácilmente adaptable. Otro caso de gestor de contenidos que se puede utilizar como gestor documental por los plugins que posee es Joomla.

    Saludos desde Galicia a Chuidiang,

    rodrigo

  8. ilcavero dijo:

    Chuidiang alfresco es muy heavy para llevar la documentacion de un proyecto, eso es mas para ser el repositorio de todos los documentos de una empresa, con workflow metadata y tal y cual.
    Yo creo que con wikis o un poner los documentos en el SVN organizadamente basta. Que opinas?

  9. Dani Latorre dijo:

    Mmmm… por lo que cuentas quizás JLibrary(http://sourceforge.net/projects/jlibrary/) podría ser una opción, creo que cubriría las necesidades: consume pocos recursos, es sencillo, además de interfaz web tiene una aplicación de escritorio…

    Peeeero el proyecto está descontinuado, lo dimos por «terminado» y preferimos no añadir más novedades(además que nos metimos en otras aventurillas :P), por eso sólo te lo propongo como una posibilidad, si no seguramente te recomendaría que al menos lo probaras XD

  10. Andres dijo:

    Tu instalaste la Alfresco comunity edition la cual advierte de posibles bugs. Pero puedo dar fe que es un excelente gestor documental, open source. El creador de Alfresco fue co-fundador de Documentum, algo que hay que tener en cuenta.

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